零售業最主要的兩個管理特點就是“開源節流”與“細節取勝”。在開源節流上，許多私營業主，公司都做得到，例如儘量開發新的客源、留住現有的客源、節約門店與人工的開支等等，但在細節取勝上卻鮮有人能說到做到。究其原因，主要是細節工作是一個長期的緩慢見效的過程，能堅持一時，並不能堅持一世，既然不能堅持，何來取勝？另一個原因是如何選擇從哪一個細節來著手，是許多人問之茫然的問題。
“細節取勝”意味著必須時時刻刻審視每個細小的方面，不斷的改善這每一個細節，從而達到積少成多，聚沙成塔的功效，一旦養成這種習慣，將會形成一種長期的有效的競爭力，這種競爭力不能保證你在短期內獲取利潤，但能讓你在競爭面前無所畏懼，在長期的競爭中保持不敗之地。而資料管理正是讓你瞭解細節，管理細節，從而改善細節的一個重要手段。
此時，商品資料標準化就體現出來基礎的作用，好的標準化商品資料在以後在進行資料分析的時候非常有利於資料的處理，為品類管理的最基礎的工作，俗語說“萬丈高樓平臺起”即此意。
連鎖藥店的商品資料並不僅僅只有商品，供應商資料也是屬於需要標準化的資料，門店資料、倉庫資料、員工資料、會員資料也是，因此，下文中的標準化也包含了上述各類資料。
一個完（枯）善（燥）的資料管理流程包括資料設計、資料儲存、資料處理、資料分析、資料反饋五個過程，以下是各個過程的講解：
（一）
資料設計
a）
資料設計是資料管理的基礎工作，資料設計的好壞直接影響到後繼的管理與分析，合理的進行資料設計，可以節約大量的計算機儲存空間，在進行後繼處理的時候亦可以節約處理時間與處理步驟。
b）
資料設計的基本原則
資料型別的統一性：同一類的資料保持同一種資料型別，例如商品編碼，如果該型別的資料是文字性質的，那麼所有的商品編碼都應該是文字性質的，便於後期Excel的自動化處理。
資料長度或位數的統一性：同一類的資料其資料長度或位數是統一的，如果商品編碼是七位數字，那麼此類商品編碼的長度都應該是七位，道理同上。
資料的數字化：儘量將所有的資料用數字來表示，避免用漢字或英文字母或特殊符號來替代，因為在資料處理的過程中，計算機處理數字的能力是遠遠超過上述三者的。
資料的唯一性：在同一種編碼中，只能存在唯一的資料，例如在商品編碼中，一個商品只能有一個編碼，不同規格同一廠家或不同廠家同一規格的商品應建立不同的編碼，此項原則主要是為了避免資料處理過程中的無法區分；同時由於資料的唯一性，在資料庫中進行檢索時可以建立索引，可以大大加快資料查詢的速度。
資料的可擴充性：可擴充性不是指增加其資料長度或位數，而在進行初步資料設計的時間充分考慮到該資料可能產生的最大值，資料的長度或位數可以滿足這個最大值的需要。例如商品編碼：一個私體藥店經營的品種大約是2000種到4000種，一個大的連鎖公司總體可經營的品種數大約是一萬種左右，即資料的最大長度或位數是五位數，再考慮到商品的淘汰與引進速度，商品編碼的位數在七位數即可，也就是說，在這樣設計的情況下，商品的品種數可以達到9999999種。
資料型別的不可交叉性：不可交叉性是指不同型別的資料不能使用同一個編碼欄位，例如商品編碼與商品類別應該使用不同的欄位，例如一個商品（阿莫西林膠囊）的商品類別為處方藥，其商品類別碼為10101，如果將兩者同時編入一個欄位中，給該商品編碼為1010101，前面五位數被類別碼佔用，後面兩位數用來標示商品，這樣大大了縮短了資料的可擴充性，因為這樣的編碼每一個類別只能有99種商品，一旦商品的品種數達到100個或以上，編碼將無法擴充或者將只能佔用其它類別的欄位。這種情況只可在預計商品品種不多的情況下使用。
c）
常用資料：
在目前零售藥店中，最常用的有以下幾種資料：
1。 商品資料（包括商品編碼、商品品名、商品規格、商品單位、成本價格、零售價格、國際條碼、商品類別碼、供應商程式碼等）
2。 商品類別資料（包括商品類別碼、商品類別名等）
3。 供應商資料（供應商程式碼、供應商名稱、三證程式碼、聯絡人電話、聯絡人地址、結算方式等）
4。 會員資料（會員程式碼、會員姓名等）
5。 員工資料（員工程式碼、員工姓名等）
6。 倉庫或儲存地點資料（倉庫或門店程式碼等）
7。 其它資料
資料設計建議
1。 根據以上設計的原則，建議以下資料的設計：
a） 商品編碼：七位數，文字
b） 商品類別碼：五位數，數字
c） 供應商程式碼：五位數，數字，在需要的情況下可用字母來擴充。
d） 會員程式碼：八位數，數字
e） 員工程式碼：四位數或者入司年月加四位數
f） 倉庫或門店程式碼：四位數，數字，在需要的情況下可用字母來擴充。
2。 在各個資料欄位建立好後，將涉及到資料表的建立，資料表關係的建立，資料索引最佳化等等，此方面可以參考資料庫的設計，本文不作討論。
（二）
資料儲存：
a）
資料只有對比才能顯示出意義，這樣就需要將以往的資料儲存下來，在儲存的時候需要考慮到將來使用時資料的一致性。這時資料設計的重要性就開始體現出來了，如果兩者資料不是同樣的設計，往往會造成資料無法對比，失去了分析的意義。
b）
在使用以往資料時，為了資料進行對比，必須要了解當時的各種因素影響，因此，在儲存資料時，要將當時的相關資料一起儲存，例如：商品的類別，如果現在與以往的類別發生了變化，在儲存銷售資料時要需要將當時的類別資料一起儲存。
c）
資料的安全性：主要考慮到資料儲存的安全性，可以考慮儲存到其它介質上，以防計算機硬碟損毀、天災等，或者考慮到資料的保密性，就需要加設密碼或加密資料。
（三）
資料處理：
a）
資料的處理包括兩個方面：一個確定所需要的基本資料，二是資料進一步的處理，為分析資料進行準備工作，目前流行的資料庫系統：目前在國內，大型的醫藥連鎖公司較多的是採用DBF資料庫或Oracle資料庫或者其它型別，中型的一般用SQL資料庫，小型的採用ACCESS資料庫。
在處理資料之前，需要確認本次資料匯出的目的何在？只有在確認目的後，才能根據目的匯出所要的資料，否則匯出的資料將會出現過多或過少的情況，過多將會浪費系統處理的時間，過少則不夠資料分析，需要重新匯出。
b）
資料處理
基本處理：無論私體藥店或公司採用何種資料庫進行資料的輸入與輸出，這些資料庫都支援TXT文字方式的匯入與匯出（如果能支援Excel，建議直接匯出為XLS格式），因此在資料庫內匯出所需要的TXT資料後，需要進行一些基本的處理，如將TXT格式轉化為XLS格式等，或在TXT的行數超過EXCEL最大行數情況下，則需要用Microsoft Office Access來進行先彙總後匯出的方式。這些基本操作請參考其它書籍。
後繼處理：在Excel中，我們將用其強大而靈活的彙總功能對其進行進一步的處理，如使用Excel中的函式、資料透視表進行資料彙總，宏進行自動化處理，圖表用來顯示曲線等。這些Excel的操作是必須的，也是資料分析的基本要求。（同學們，學好EXCEL是個多麼重要的事情！）
（四）
資料分析
資料分析是整個資料管理中的重點之一，主要包括銷售分析、庫存分析、價格分析、關聯分析等，各個大的分析將會被劃分成不同的分析，需要強調的是，不同資料之間是相互關聯的，一個數據的波動是可以引起另外的資料波動，任何資料都需要與其它資料相配合或相協調，分析才能產生相關意義或後繼措施。
資料分析要與整體戰略相匹配，在不同的公司，同一表格是具有不同意義的，因此要不斷的更改表格，以達到表格與公司相互配合，才能對公司的經營產生積極的意義。
任何資料都需要進行對比才能產生意義，無論是環比，同比，交叉比等，都需要資料的累計。因此不能孤立的對待某個資料。
當這些基（漫）礎（長）的準備工作做好，恭喜你踏上了幸（辛）福（酸）的品類管理之路，下次我們來聊聊一些基本的資料分析。
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