檔案作為組織內部最規範的知識，是機構存在的歷史依據，做好檔案管理工作是一個機構健康發展的需要，檔案管理工作是機構管理工作的一部分，是提高機構工作質量和工作效率的基礎條件，是維護歷史真實面貌的一項重要工作，是衡量一個機構管理水平的重要尺度。
那麼，檔案怎麼進行綜合性的管理以及利用呢？用以下七點概況：
1、對綜合檔案管理的要求
任何一個單位，對檔案資料管理的要求，不外乎以下三個方面：
① 統一領導，分級管理
由綜合檔案資料室實行統一管理和統一領導，建立統一的檔案資料管理制度，對全部檔案資料實施綜合管理。
② 維護檔案資料的完整與安全
維護檔案資料的完整，從數量上說，要保證檔案資料在內容上齊全配套；從質量上說，要保持檔案資料的系統性和內在的有機聯絡。
維護檔案資料的安全，從硬體設施、技術手段以及管理方式上，都要能確保檔案資料安全、延長檔案資料實體壽命、保守檔案資料秘密，維護公司的合法權益，為公司整體執行的正常、有序、高效服務。
③ 便於有效利用
檔案資料的利用，既是檔案資料工作的基本出發點，又是檔案資料工作的最終目的。檔案資料管理工作之所以能夠延續下來並得到不斷髮展，就是因為它的利用價值。檔案資料利用必須滿足工作本身對檔案資料的現實需求，並且能擴充套件到滿足社會對檔案資料的廣泛而長遠的需求，同時，檔案資料利用應當及時、準確和有效。
2、綜合檔案管理體系與授權
檔案資料管理需要一個完整的管理體系來支撐，這個體系，包含管理架構與人員、管理制度以及具體的管理物件，即檔案資料等，會博通可在計算機網路上全面複製現實中的檔案資料管理體系框架，並根據管理架構與管理職責進行授權，以真正實現與現實一致的檔案資料管理體系以及管理與利用授權。
會博通摒棄了一般管理軟體所採用的完全平面化的使用者管理概念，而採用與現實中的組織架構一致的結構化的使用者管理，使授權和許可權管理變得更加的直觀與方便，也就是說，授權是針對管理分類的（任何一個管理分類），是可以根據分類逐級授權的，並且，可採用特殊的許可權設定，避免在同一管理分類下協同工作時會互相影響的情況。
給管理分類授予許可權時可調出以下授權視窗 ：
授權原則建議：
組織的資訊主管（IT負責人），是檔案資料管理系統的系統管理員，負責系統的整體管理與維護。
檔案資料管理的責任人，也是檔案資料管理系統的許可權管理責任人。
各專項檔案資料的管理員具備專項檔案資料的管理許可權，各部門的檔案資料管理員具備本部門檔案資料的管理許可權。
各部門的專職或兼職檔案資料管理員，在檔案資料的整理過程中，應賦予其相應檔案資料的整理許可權，檔案資料整理完畢後，整理許可權及時收回。
根據工作需要，賦予各部門及相關員工與其工作職能相適應的檔案資料查詢與閱讀許可權。
透過系統管理員設定與檔案資料管理和利用組織架構一致的使用者管理框架，可簡化授權。
3、搜尋
會博通提供了非常豐富的搜尋功能，只要輸入一個或數個關鍵詞，即可查找出滿足條件的文件，並且，會博通搜尋出的文件，還必須與搜尋者的授權一致，也就是，即使滿足搜尋條件要求，而搜尋者沒有許可權閱讀，也是不會顯示在搜尋結果中的。
對於需要經常使用的搜尋條件，會博通還提供了獨特的搜尋類和搜尋樹的概念，以方便使用者以結構化的方式儲存和利用搜索條件。
類自然語言搜尋，也為檔案資料管理提供了方便，比如說，在搜尋框輸入：“查詢處理情況：李天海 操作：%修改% 處理日期：2016。8。1-2016。8。31”，即可查找出李天海2016。8。1-2016。8。31修改過的所有文件。
4、借閱與歸還
具備閱讀權的使用者，可以直接搜尋和閱讀數字化檔案資料，不必另行辦理借閱手續，黑匣子功能會自動記錄其閱讀過程。
對於有權閱讀條目但無權閱讀內容的使用者，可在搜尋出相應的檔案資料條目後，傳送借閱申請，並由對應的檔案資料管理員審查符合借閱條件後，可批准其借閱電子文件或預約時間去檔案資料室借閱檔案資料原件。
如果某個使用者對某類檔案資料，連條目閱讀權都沒有，則應直接發申請郵件給檔案資料管理員，檔案資料管理員查詢到相應檔案資料，並經審查符合借閱條件後，也可批准其借閱電子文件或預約時間去檔案資料室借閱檔案資料原件。
會博通帶有專用的借閱與歸還應用，記錄檔案的借閱與歸還。辦理借閱手續時，可設定借閱期限，若到期沒有歸還，可採用郵件或簡訊進行催還。
5、綜合檔案利用情況查詢
可以在借閱與歸還模組的統計中，按需要檢視檔案借用情況：
也可以採用類自然語言查詢檔案資料的利用情況，並自由設計和列印報表。
比如，輸入：
“查詢處理情況：李天% 借閱中的 3年內”，即可查詢姓名以李天開頭的借閱者在三年內借閱且沒有歸還的檔案資料，並可根據需要列印清單或報表。
6、綜合檔案編研工作
採用搜尋和表格設計與列印功能，可非常方便的編制出各種檔案資料專題目錄，或檔案彙編。
編制各種專業檔案資料知識地圖，以方便各種專業人員快速查詢和閱讀專門檔案資料。
檔案資料管理數字化後，挖掘和利用各種檔案資料資訊資源，變得更加方便與快速。
7、綜合檔案登出與銷燬
採用類自然語言，可快速查到出即將到期或已過期檔案資料，如，在搜尋框輸入：“查詢到期檔案：1年內到期”，即可查找出保管期限已到期或一年內將到期的所有檔案資料。
管理過期電子檔案資料
檔案資料過期後，可以銷燬實體紙質檔案資料，但建議不要對電子資料進行簡單的刪除，特別是在儲存空間允許的情況下。
你可以對過期檔案資料進行登出操作後仍存放在原來的位置，也可以建立一個專門的登出（銷燬）檔案資料型別，然後，將待銷燬的檔案資料轉移到該型別下，仍然可以提供檢索利用，並且，有某些特殊要求時，還可恢復已登出檔案資料。
如果使用的是會博通企業版，使用者還可建立專門的登出（銷燬）檔案資料資料庫，管理的空間與範圍可進一步擴大。
登出（銷燬）檔案資料分類架構的建立，需要根據自己的管理需要來進行，但按檔案資料大類和銷燬批次或銷燬日期來分類，應該是一種不錯的選擇。
檔案資料銷燬
檔案資料銷燬，是一項非常嚴格的檔案資料管理工作，需要遵循國家的相關法規以及行業和單位的檔案資料管理制度。
採用計算機管理檔案資料後，檔案資料銷燬可按以下步驟處理：
① 登出檔案資料，將登出檔案資料轉移到相應的銷燬檔案資料類目下，並列印銷燬清冊。
② 按照規定的檔案資料銷燬管理流程，提交檔案資料銷燬申請，執行檔案資料銷燬審批程式。
③ 待檔案資料銷燬申請獲得批准後，則可按批准的銷燬清冊以及銷燬方法，對實體檔案資料進行銷燬處理。
如果在實體檔案資料銷燬的同時，需要將電子資料進行銷燬，執行刪除操作並清空回收站即可。除非特別需要，建議保留電子資料。
