簡潔利落是公文材料的基本要求之一。如果領導認為某某同志的材料簡潔利落，起碼說明對其文字功底是認可的。但實踐中，文字拖沓冗長的情況具有一定的普遍性。本文總結幾個具體解決方法，供同仁參考。
方法一：拒絕“無效鋪墊”
所謂鋪墊，簡單地說，就是為了強調“甲”，有時卻先說一下“乙”，然後再說“甲”。鋪墊既然增加了原來的字數，就應當收到應有的效果，否則，就會使材料顯得羅嗦。
先看一個有效鋪墊的例子。
示例1——
組織程式之外打招呼、遞條子，不少領域都有，※※※※方面尤其嚴重。（以下舉※※※領域肆意打招呼的例子。）”
本例中，為了說明打招呼、遞條子非“※※※※”領域所獨有，並強調該領域的這類問題更為嚴重，故作一簡短鋪墊，收到了增強信服力之效。
無效鋪墊是什麼樣子的呢？且看下例。
示例2——
“動員千遍，不如問責一次。隨著從嚴治黨、強化問責深入推進，執紀失之於寬的現象大為減少，但問責泛化正越來越引起人們關注。”
該例中，真正有效的鋪墊是“執紀失之於寬的現象大為減少”，據此引出問題的另一面——“問責泛化”。例中開頭“動員千遍，不如問責一次”，也是一個鋪墊，它是在強調“問責的重要性”，但“問責的重要性”與本段主旨“問責泛化”相去甚遠，故此實為無效鋪墊，頗顯冗餘，應刪去。
方法二：避免“同義重複”
筆者之前在《化虛為實》一文中歸納出“要素展開”法，是為了防止公文寫得空洞。這裡又提出避免“同義重複”。兩詞外觀相近，為防混淆，茲作說明如下。
“要素展開”所展開的並非“不言自明的內容”，它客觀上確實需要展開，以便強化讀者印象。比如“細化用人標準”，要素展開後可變為“細化用人標準，針對不同崗位，規定相應的學歷條件、專業背景、任職經歷、業績指標等硬槓槓”，雖然增加了文字量，但把“用人標準”中的“學歷條件、專業背景、任職經歷、業績指標”等要素展開了，原來較為抽象的內容，變得立體起來。而這些關於用人標準的要素如果不予點明，讀者未必知道材料中究竟是指的哪些標準。
“同義重複”則不同，其後面註解的文字實為不言自明之內容，前後含義完全相同。這種情況下，讀者的閱讀量增加了，但有效資訊並未增加，是為冗餘。且看一個例子。
示例3 ——
“推行領導幹部過問案件全程留痕制度，對領導幹部過問案件情況進行記錄、通報，並視情進行責任追究，輕則批評教育，重則紀律處分，涉及徇私枉法、權錢交易的追究刑事責任，讓領導幹部有所忌憚。”
該例中，“視情進行責任追究”和其後的“批評教育、紀律處分、刑事責任”，雖然文字表述不同，但含義其實是一樣的。既然告訴讀者要對案件過問者視情責任追究，而責任實際上也無非就那麼幾種責任形式，在既有前者的情況下，將後者羅列出來，實為“同義重複”。故可刪減為“推行領導幹部過問案件全程留痕制度，對領導幹部過問案件情況進行記錄、通報，並視情進行責任追究，讓領導幹部有所忌憚。”如此修改，則冗餘之感頓減。
方法三：刪去無關細節
寫機關公文，應時刻不忘文章語境，一切從實際需要出發。某些細節，在此一文體和場合需要點明，在另一文體和場合可能就不需要點得那麼細。
示例4——
據安徽省全椒縣紀委監委網站訊息，近期，全椒縣紀委監委嚴肅查處了縣農村公路局副局長張偉在省脫貧攻堅巡查中不正確履職問題，現將有關情況通報如下：2018年8月，縣扶貧辦多次下發通知，要求全縣幫扶責任人做好接受省脫貧攻堅巡查組電話訪談準備。8月23日晚19：31分至19：35分期間，省巡查組4次撥打張偉手機，張偉未接聽電話，給我縣脫貧攻堅工作造成嚴重不良影響。2018年10月8日，縣紀委常委會研究決定，給予張偉黨內警告處分。
這是一個訊息稿和通報稿，是關於追責草率、問責泛化的。作為訊息和通報，上述細節資訊是必要的，但如果在政治教育提綱中引用這個例子，其中很多細節則應刪去或略寫，比如，對時間只需要說明是“有天晚上7點多”即可，不需要具體到“23日19：31分至19：35”；對“農村公路局副局長張偉”，只需要點出“一名副局長”，最多加上“張偉”這個名字，至於“農村公路局”則完全沒有必要出現；關於紀委對其處分的理由“在省脫貧攻堅巡查中不正確履職”，也完全沒有必要複述。
方法四：警惕“節外生枝”
機關公文中的“節外生枝”是指，本來一個語義順著寫下去，像樹木一樣，從樹根、樹幹寫到頂梢。但由於寫作者方向感不夠清晰，在寫完鋪墊時，沒有及時進入主旨，而是順著鋪墊不小心又寫到另一層意思去了，好比發了一個斜樹杈。
示例5——
“這幾年厲行問責，執紀失之於寬的問題大為減少，黨風政風為之一振，但問責泛化正越來越引起人們的關注。”該句主旨在於“問責泛化需要關注”，句首講到“執紀失之於寬的問題大為減少”，這是針對問責泛化而從效果角度所作的一個鋪墊。本來，作此鋪墊後直接轉折，引出“問責泛化”即可，但例中卻插進一句“黨風政風為之一振”，它雖然能夠對厲行問責的效果進行說明，也固然是事實，但卻與後面的“問責泛化”沒有相關性。和“問責泛化”能夠產生對應反差效果的是“執紀失之於寬的問題大為減少”——此句應留下；而不是“黨風政風為之一振”——此句應刪去。
方法五：防止“收尾拖拉”
有些時候，本已把事情主體講完了，但起草者在結尾時還會加上關於效果或後果的“尾巴”。問題在於，同樣是效果或後果的“尾巴”，有時可以增加文章的力度，增強效果，有時則徒佔篇幅，畫蛇添足。為什麼呢？
筆者認為，這與“尾巴”之前的語氣走勢有關。具體來說，如果整句高潮已過，再加“尾巴”，則為多餘；如整句仍缺一口“氣”，加上“尾巴”，能夠使氣勢更揚，則應當加上“尾巴”。
比如，本文示例三刪減後壓縮為“推行領導幹部過問案件全程留痕制度，對領導幹部過問案件情況進行記錄、通報，並視情進行責任追究，讓領導幹部有所忌憚。”其中的“讓領導幹部有所忌憚”具有使氣勢進一步上揚的作用，這之前的內容一直在提出具體制度建議，語句比較平，高潮尚未出現，加此“尾巴”進行突出強調，就增加了力度，此時“尾巴”就是必要的。
下面再看一反例。
示例6——
目前，最高人民法院已經建立了失信被執行人資料庫，一旦進入“老賴”名單，不但個人高消費要受到限制，更是個人誠信的一個汙點。我們高校教職員工，享有很高的職業聲望，應當帶頭尊法學法，帶頭尊重司法權威，千萬不能當“老賴”，給學校抹黑，給個人信用留下不良記錄。
該例共2句話。第一句是的背景介紹，其中“更是個人誠信的一個汙點”，為一個小高潮；第二句是本段主體，其中“享有很高的職業聲望”系鋪墊，“兩個帶頭”是遞進和強調，“千萬不能當‘老賴’”是更進一步強調，並在此達到本段的高潮。此後的“給學校抹黑，給個人信用留下不良記錄”，雖然從文義上講確實如此，但整段高潮已過，此時再講這些，難免有“收尾拖拉”之感。
方法六：視情采用簡稱
嚴謹規範的表達，有時難免令人感到囉嗦。只要具體語境允許，推薦採取簡稱。比如，在法律專業文書中需要寫明“公司法定代表人、董事長※※※”，但在非專業材料中只需寫上“公司老闆※※※”；在法律專業文書中需要寫明“被判處有期徒刑14年”，在非專業材料中只需寫上“被判刑14年”；在法律專業文書中需要寫明“被列入失信人員名單”，在非專業材料中只需寫上“被列為失信人員”。這些都助於使文字簡潔利落。
